Le lutin

Règle D’OR

Chaque opération doit faire l’objet d’un justificatif (un reçu, une facture obligatoire, ou si impossibilité, le ticket de caisse. Chaque justificatif doit être numéroté par ordre croissant et daté clairement, puis collé dans un cahier de justificatifs. On doit y retrouver

 les factures des différents achats.
 les photocopies des feuilles de soins du médecin,
 les justificatifs de retraits ou de dépôts de chèques ou d’espèces à la banque.
 les reçus d’argent en espèces.

REGLE D’ARGENT

Dans les pages blanches du cahier de comptabilité doivent apparaître toutes les opérations effectuées, mais uniquement les opérations effectuées (on ne doit pas y retrouver les dépenses engagées chez un fournisseur qui vous a ouvert un compte pour le mois). Le suivi de comptes fournisseurs doit s’effectuer à la fin du cahier (pages oranges).

REGLE DE BRONZE

Chaque opération doit :

 posséder son justificatif
 apparaître dans le cahier selon l’ordre croissant du numéro qui lui a été affecté (en recettes et en dépenses), dans sa totalité en caisse ou en banque,
 être ventilée dans une ou plusieurs des colonnes correspondant aux affectations budgétaires (alimentaires. virement de fond, frais médicaux remboursables, carburant.

REGLE DE CARTON

A la fin de chaque page du cahier de comptabilité, le cumul de toutes les colonnes doit être effectuée, ainsi que les contrôles des écritures de la page. Une fois cette étape passée il ne reste plus qu’à effectuer les reports (de chaque colonne) et de repartir sur la page suivante.

REGLE DE PAPIER

Les virements de fonds : les retraits et dépôts d’espèces ou de chèques sont à ventiler dans la rubrique virements de fonds. On transforme de l’argent liquide (porte-monnaie, caisse.) en ai .nI papier (compte-chèques). hnnquc .) ou inversement. Exemple lors d’un retrait d’espèces à la banque, on effectue une dépense en banque(chèque) et on obtient une recette en caisse (porte-monnaie) à l’inverse, lorsqu’on effectue un dépôt d’espèces (solde de fin de séjour), on obtient une recette en banque et on effectue une dépense en caisse. les frais médicaux remboursables et remboursés. Ils ont une rubrique spécifique en dépenses et cri recettes. Pour les colonnes « virements de fond », le total dépenses doit en permanence être égal au total recettes.

LA BANQUE - REGIE D’AVANCE

Avant chaque séjour nous remettrons au directeur une somme correspondant à la régie d’avance. Cette somme ne devra être utilisée que lors de dépenses exceptionnelles liées au fonctionnement et en aucun cas pour des achats de matériel ou le payement de dépenses lourdes (prestataires de service, équipement spécifique). Dans tous les cas la comptabilité du séjour devra être remise, accompagnée par le reliquat de régie d’avance, à la fin du séjour.

LA GESTION

Avant de commencer un séjour, il convient de faire un budget prévisionnel, qui va permettre d’estimer les dépenses et les recettes nécessaires au déroulement du séjour.Ce budget est calculé par le service vacances et vous est remis dès le début de la saison afin d’envisager les projets qui seront réalisés avec les jeunes Ce document est réalisé plusieurs mois avant le début du séjour et ne représente pas forcement la réalité financière du séjour. Il se peut que l’effectif soit différent de celui qui était prévu initialement dans ce cas le directeur doit recalculer son budget prévisionnel ajusté à l’effectif (pour chaque ligne).

POUR CE FAIRE IL FAUT CONNAITRE QUELQUES TECHNIQUES DE CALCUL
 Les lignes de budget à partir d’une prime par jour et par enfant. Par exemple si un séjour peut accueillir 40 enfants, que seulement 32 enfants sont présents et que vous disposez d’une prime alimentaire de 26 F / jour pour 21 jours, vous aurez : 32 enfants x 211 x 26F = 17472 F
 Les lignes de budget « particulières » comme par exemple le camping ou les activités. Dans ce cas il faudra connaître tous les éléments (tarif, réduction groupes, nombre de payants nombre de séances, ...)
 les lignes de budget forfaitaires, qui n’auront aucune modification quel que soit l’effectif (location de véhicule, transport, frais de préparatifs, ...)

En cours de séjour, il est nécessaire de faire régulièrement le point sur l’état des dépenses (grâce au cahier de comptabilité). Un bilan de l’ensemble des dépenses réalisées et engagées, ainsi que des stocks, permet d’effectuer une comparaison avec le budget prévisionnel et de prévoir la suite du séjour.A la fin du séjour, un bilan détaillé et argumenté doit être fait avec le centre de vacances. En aucun cas le réalisé ne peut être supérieur au budget prévisionnel. Si tel était le cas, le directeur serait responsable du dépassement. Après le séjour et avant de rendre votre comptabilité au service vacances, vous devez

 avoir enregistré toutes les opérations,
 avoir vérifié les calculs sur chaque page du cahier de comptabilité,
 avoir soldé votre caisse (dépôt des espèces sur le compte bancaire)
 avoir remis à la banque tous les chèques de remboursements au séjour
 avoir vérifié l’équilibre dépenses recettes des virements de fonds
 avoir vérifié le remboursement des frais médicaux par les parents
 avoir rempli le tableau « bilan financier »
 prendre rendez-vous